Kiire – uudistumisen ykkösvihollinenko?

Tunnustan, että minulla on viha-rakkaussuhde kiireen kanssa. Vahvasti tekemiseen ja organisointiin taipuvaisena tyyppinä olen tottunut aikatauluttamaan työtäni deadlineilla. Ne luovat turvallisuuden tunnetta töiden hoitumisesta.

Digin astuessa tekemiseen kuvaan mukaan siihen liittyy olennaisesti olemassa olevien tekemisen tapojen tarkastelu ja uudistaminen. Usein uudistuksissa kohtaavat vanha ja nykyinen. Tilanne monimutkaistuu helposti, kun tekemisen määrä kasvaa samanaikaisesti ratkaistavien asioiden myös monimutkaistuessa. Onnistuminen työssä edellyttää yhdessä tekemistä ja vuoropuhelua. Halua ja tahtoa löytyy, mutta yhteiselle tekemiselle ei ehkä löydy riittävän helposti aikaa. Ja siitä syntyy lumipalloefektinä leviävä kiireen – ainakin kiireen tunnetta ruokkiva kehä.

Keskustelin kiireen kesyttämisestä ja uudistumisesta Goforen Kalle Nymanin kanssa. Kalle on auttanut asiakkaita kymmenissä IT-projekteissa ja ollut uudistamassa kymmeniä eri prosesseja.

Kiteytyksiä keskustelustamme

Lähtötilanne

Kiire ja riittämättömyyden tunne näkyy monissa organisaatioissa. Suurimmassa osassa yrityksiä IT-projekteja tehdään oman työn ohella. Liian usein niissä prosessit ja uusien työtapojen kehittäminen jäävät sivuosaan. Yksi syntipukki tähän on se, että uudistukset käynnistyvät IT-järjestelmien hankintana eikä toimintatapojen uudistamisena.

Ihmiset ja IT-projektit

Jos haluaa uudistaa tekemistä, niin silloin pitäisi lähteä liikkeelle ihmisistä. IT-projektin keskiössä pitäisi olla ihminen 80 prosenttisesti ja vain 20 prosenttia pitäisi varata teknologiaan. Meillä on käytössä paljon tieteellisesti todistettua tietoa ihmisten käyttäytymisestä ja käyttäytymisen muutoksesta, mutta tätä tietoa hyödynnetään liian heikosti IT-projekteissa. IT-projektisuunnitelmat pitäisi kirjoittaa siitä näkökulmasta, että miten ihminen toimii ja muuttaa omaa käyttäytymistään. Kuinka monesta projektisuunnitelmasta se löytyy? Sama suhdeluku pitäisi näkyä myös projektiryhmän kokoonpanossa.

Edistyminen

Ihmiset ja yritykset ovat erilaisia. Osa meistä innostuu nopeammin kuin toinen. Joku ei koskaan. Uusien työmenetelmien käyttöönotto kannattaa aloittaa innostuneiden kanssa. Yhdessä seminaarissa yksi kunnanjohtaja kertoi, että liian usein uudistukset tehdään uudistusta vastustavien ehdoilla. Hän kertoi rohkeasti, että hän on vienyt uudistusta eteenpäin innostuneiden kanssa – huolimatta saamastaan palautteesta.

Joitakin lainalaisuuksia kuitenkin löytyy. Esimerkiksi lean-menetelmään kuuluu työtilanteen visualisoiminen. Se tutkitusti auttaa useampia ihmisiä ymmärtämään asiakokonaisuuksia helpommin kuin kirjoitettu teksti. Samoin työn valmiiksi saattaminen: ei yritetä tehdä kerralla kymmentä asiaa, vaan tehdään yksi asia valmiiksi, jotta nähdään hyötyjä. Tämä on hyvä oppi kärsimättömälle ihmiselle, joihin itsekin kuulun.

Eteneminen

Iso kuva on oltava siitä, mitä tavoitellaan. Eteneminen tapahtuu organisaatioon sopivina askeleina. Ihmiset ovat tottuneet toimimaan rutiininomaisesti. Samat tavat toistuvat joka päivä, ja niistä ei päästetä helposti irti. Jos tämän unohtaa ja siihen yrittää tuoda projekti projektilta lisää, niin syntyy pullonkaula, mikä ei tule onnistumaan. Esimerkiksi CRM-järjestelmää hankittaessa ei tunneta perimmäisiä tarkoituksia, miksi uusitaan. Lähtökohtana pitäisi olla, että miten yhdessä parannetaan asiakaskokemusta. Järjestelmä on vain työkalu isomman tavoitteen saavuttamisessa.

Asiakkaan osto-osaaminen

Kuinka moni meistä asiakkaista pysähtyy IT-järjestelmän hankinnan kohdalla miettimään riittävästi, mitä on ostamassa. Tyytyykö järjestelmätoimittajan lupaamaan kolmen kuukauden käyttöönottoaikaan unohtamalla oman organisaation kuormitustilanteen, mitä oikeasti uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii käyttäjiltä. Käyttöönottoaika todellisuudessa voi olla moninkertainen myyjän lupaamaan aikaan. Omakohtaisesti olen huomannut ja kokenut, että et koskaan panosta liikaa käyttöönottovaiheeseen. Liian usein järjestelmän käyttöönotto nähdään vain teknisenä kytkentänä. Kallen mukaan konsulttien perisynti on se, että asiakkaan näkökulmasta puhutaan epäselvästi. Liian usein rajapinnat ja konfiguraatiot ovat keskiössä ihmisten sijaan.

Tasapaino

IT-projekteissa ei kannata ahnehtia. Ne ERP-projektit onnistuvat, jotka pystytään pitämään yksinkertaisina ja riittävän pieninä