Vaivatonta ylläpitoa asiakkaista ja kiinteistöistä välittäen
Hoivatilat vastaa tarvittaessa myös kohteidensa päivittäisestä ylläpidosta. Oulussa vuonna 2020 valmistuneessa Ruiskukan päiväkodissa ylläpito sujuu hyvässä yhteistyössä, toiset huomioiden ja lasten turvallisuus etusijalla.
Ruiskukan päiväkodin pihalla riittää arkiaamuna vilskettä, kun lapset kirmailevat ulkona omissa touhuissaan. Minitraktorin kuljettama hiekka pöllyää, ilmassa raikaa nauru ja pihan leikkivälineet ovat ahkerassa käytössä.
Päiväkodin johtaja Mervi Niva ja Hoivatilojen ylläpitopäällikkö Marko Takkinen keskustelevat seuraavalle vuodelle budjetoitavista ylläpitoasioista piha-alueeseen liittyen. Tarkastuskäynnille saapunut ISS-palveluiden kiinteistönhoitaja Pentti Uutela on lapsille tuttu. Hän käy Ruiskukan päiväkodissa kiinteistönhuollon osalta noin kaksi kertaa viikossa sekä muulloin aina tarpeen tullen varmistamassa, että kaikki sujuu kuten kuuluu.
Päiväkodissa ylläpidon tehtävät voivat vaihdella palvelupyyntöjen hoitamisesta hiekkalaatikon hiekan vaihtamiseen tai portin korjaamiseen: tilat ja elementit ovat ahkerassa käytössä. Onkin tärkeää, että päiväkotirakennuksen ylläpito tapahtuu ennakoiden ja suunnitellusti pienet asiakkaat huomioiden. Se on yksi Hoivatilojen lähtökohdista kiinteistön ylläpidosta vastaavana tahona.
Kiinteistönhuollon lisäksi Hoivatilojen vastuulle kuuluvat Ruiskukan päiväkodissa muut päivittäiset ylläpitotehtävät, kuten muun muassa palo- ja turvalaitehuollot, ulkoaluehoito sekä siivous. Nämäkin palvelut tuotetaan yhdessä hyvien kumppaneiden kanssa.
– Seuraamme tiiminä myös kiinteistön energiankulutusta ja teemme tarvittaessa toimenpiteitä sen parantamiseksi, vaikkemme aina suora energianmaksaja olekaan, Takkinen kertoo ylläpidon työnkuvasta.
Tarkkaa seurantaa ja suunnittelua
Päiväkodin ylläpitoa suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä niin pidemmällä tähtäimellä kuin päivittäisessä tekemisessä aina sitä mukaa, kun läpikäytävää ilmenee. Keskusteluyhteydet pidetään hyvänä ja viestien kulku eteenpäin varmistetaan säännöllisillä kiinteistöpalavereilla ja sähköisen huoltokirjan avulla.
– Kiinteistöpalavereissa paikalla ovat kaikki asianomaiset palveluntuottajien edustajista päiväkodin henkilöstöön sekä Oulun kaupungin tilapalvelujen edustajaan. Siinä katsotaan läpi laatuasioita muun muassa siivouksen- ja kiinteistönhuollon osalta ja vaihdetaan ajankohtaista tietoa puolin ja toisin, Takkinen kertoo käytännöistä.
Kerran vuodessa Hoivatilat suorittaa myös kiinteistön auditoinnin, jossa laadunkartoituksen lisäksi käydään läpi turvallisuuskohtia sekä päivitetään muita tarpeita, mitä tulee kiinteistön elinkaareen ja mahdollisiin remontteihin. Huolellisella suunnittelulla ja budjetoinnilla kokonaisuus pidetään hyvin hallinnassa.
– Marko huomioi täällä käydessään myös todella hyvin, jos jotakin puuttuu tai on korjattavaa. Hiekkalaatikon hiekan vaihtamisen yhteydessä hän esimerkiksi totesi, että ulkoleikkivälineiden pintojen maalit alkavat olla jo kuluneet, otetaanpa siis korjauslistalle, päiväkodin johtaja Niva sanoo.
Hyvällä pelisilmällä
Kommunikointi Hoivatilojen ja palveluntarjoajan suuntaan on välitöntä ja toimivaa, Mervi Niva kiittää. Ylläpitoon liittyvät ilmoitukset hoituvat Granlund Manager -ohjelmiston kautta, ja Uutela ottaa kiinteistönhoitajana huoltopyynnöt rivakasti hoitaakseen.
– Pentti nappaa huomioitavista asioista todella hyvin kiinni. Se sujuvoittaa myös minun työtäni, sillä joutuisin muutoin käsittelemään paljon työntekijöiltä ja huoltajilta tulevia huoltopyyntöjä samasta asiasta, Niva sanoo.
Turvallisuus on lasten kanssa toimiessa erityisen tärkeää, Takkinen ja Uutela toteavat. Olennaista on hoitaa akuutit asiat ripeästi. Esimerkiksi ulkoaluehoitoa tehdään tarpeen mukaan aukioloajan ulkopuolella, ja aina varmistetaan, milloin on sopiva hetki saapua paikalle.
Niva antaa esimerkin Hoivatilojen ylläpidon hyvästä pelisilmästä: palohälytystestaus ja lasten poistumisharjoitukset on sovittu tehtäväksi yhtä aikaa, joten lapset saavat konkreettisesti kuulla hälytyksen.
– Se on onnistunut hyvin ja ollut lapsille kiva kokemus. Samalla me huomaamme paikkoja, joihin hälytys ei niin hyvin kuulu, ja pystymme tekemään toimenpiteitä. Sekin tuo turvallisuutta.
Sujuva yhteistyö on luottamusta ja yhdessä tekemistä, Takkinen, Uutela ja Niva näkevät. Mahdollisista remonteista sovitaan lasten arki huomioiden, laatua seurataan päivittäin ja yhdessä on sovittu, miten esimerkiksi huoltopyynnöistä ilmoitetaan, jotta kaikki menee mahdollisimman vaivattomasti.
– Kyllä Hoivatilojen ja palveluntarjoajan toiminnasta paistaa halu tehdä asiat hyvin. Asiakkaista ja kiinteistöstä välitetään. Ennakoiden pidetään kiinteistö hyvässä kunnossa, Niva tiivistää.