Kiinteistöjen ylläpito Hoivatiloilla – Pitkän tähtäimen Mynttinen
Asiakaspalautteen aito huomiointi, nimetty yhteyshenkilö ja tuoreimman teknologian hyödyntäminen varmistavat, että Hoivatilojen kiinteistöissä vuokralaiset saavat keskittyä omaan toimintaansa.
Kiinteistöpäällikkö Niko Mynttinen liittyi Hoivatilojen tiimiin vuonna 2017. Hän huolehtii valmiiden kiinteistöjen kunnosta vastaten muun muassa takuutarkastuksista ja auditoinneista.
– Yleensä astun mukaan rakentamisen loppuvaiheessa, jolloin varmistamme rakennuttajapäällikön kanssa käytännön asiat kuntoon. Näin saadaan vuokralaisille puhdas ja ennen kaikkea valmis pöytä oman toiminnan aloittamista varten.
Mynttinen toteaa Hoivatilojen pitkän kokemuksen monipuolisista kiinteistöistä heijastuvan hänen työnkuvaansa. Kun rakennutetaan itselle ja jäädään omistajaksi, halutaan kiinteistön olevan hyvin suunniteltu ja toteutettu sekä pysyvän kunnossa. Intressi on siis yhteinen asiakkaan kanssa.
– Asiakkaat huomaavat meillä olevan ymmärrys, että mikä toimii ja mikä ei. Saan paljon mukavaa palautetta siitä, että meidän kanssa on helppo toimia, Mynttinen iloitsee. Hän kuvailee työtään hyvin pitkälle asiakaspalvelutyöksi. Vikatilanteessa vuokralainen voikin olla suoraan yhteydessä Mynttiseen.
Hän delegoi tehtävän oikeaan suuntaan ja huolehtii, että vuokralaiselle koituu mahdollisimman vähän häiriötä. Hoivatiloilla onkin aina nimetty yksi henkilö vuokralaisten suuntaan, jotta heidän ei tarvitse käyttää aikaa oikean henkilön tai yhteystietojen etsimiseen kiinteistöön liittyvissä asioissa.
Ennakoidaan, ei reagoida
Kaikkia Hoivatilojen kiinteistöjä johdetaan ja seurataan nykyaikaisin työkaluin. Niko Mynttinen kertoo, että lähes kaikki säädöt lämpötilan nostosta valaistuksen tehon vaihtamiseen hoituvat etänä – vaikka kotikonttorilta käsin. Pilvipohjainen etävalvomo näyttää reaaliajassa tärkeät tiedot talotekniikasta, kuten kuinka ilmanvaihtokoneet pyörivät ja miten lämmitys toimii. Dataa kertyy koko ajan, ja trenditieto hyödynnetään vikatilanteessa: ongelmaan päästään kiinni hyvin tarkasti, mikä helpottaa korjausta. Etävalvomoihin kuuluvat myös automatisoidut, 24/7-periaatteella toimivat jatkohälytykset talotekniikan häiriöistä kiinteistöhuoltoon.
Kaikissa Hoivatilojen kiinteistöissä on käytössä myös EnerKey-palvelu, joka mittaa kaukolämmön, sähkön ja veden kulutusta. Sen robotiikka-analyysi havaitsee datasta laiterikon tai virheelliset säädöt ja poikkeamien ilmetessä luo perustellun toimenpide-ehdotuksen tilanteen korjaamiseksi.
Kiinteistöjen vedenkulutusta seurataan päävesimittarin päällä olevalla kameralla. Havaitessaan asetetut raja-arvot ylittävän äkillisen muutoksen kulutuksessa se lähettää hälytyksen, joka delegoidaan kiinteistöhuollolle. Kamera tarkkailee myös kulutuksen pohjakuormaa, minkä avulla vuodot saadaan ajoissa kiinni.
– Käymme EnerKeyn tuottamaa dataa läpi vuokralaistemme kanssa tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos kiinteistön kulutustiedot ovat koholla vastaaviin kohteisiin verrattuna, teemme energiakatselmuksen tilanteen parantamiseksi, kertoo Mynttinen.
Ensimmäisen ja toisen vuoden takuutarkastukset tehdään yhteistyössä hankkeen rakentamisesta vastanneen pääurakoitsijan ja vuokralaisen kanssa. Riskiarvioinnit tehdään kaikissa kiinteistöissä kaksi kertaa vuodessa: yhteistyökumppani katsoo etävalvomon kautta kriittisimmät talotekniikan asiat ja tekee kattavan raportin, johon reagoidaan tarpeen mukaan.
Joka toinen vuosi Hoivatilojen kiinteistöpäälliköt tekevät auditointikierroksen paikan päällä omissa kohteissaan. Auditoinneilla muodostetaan käsitys siitä, mitä korjauksia ja millä aikataululla seuraavaksi tehdään. Näin pidetään PTS (pitkän tähtäimen suunnitelma) ajan tasalla; ovatko keittiön kodinkoneet tulossa tiensä päähän tai pitäisikö seuraavan vuoden PTS-budjetissa huomioida esimerkiksi sähköjärjestelmän uusiminen.
– Kun laitteet tai tekniikka eivät pääse hajoamaan vanhuuttaan, ei tule yllätyksiä. On aina hankalampaa ja usein myös kalliimpaa, jos ei ole ehditty varautua, sanoo Niko Mynttinen.
Hän lisää Hoivatilojen toimintamallissa olevan myös sen edun, että kun sekä asiakas että kiinteistö tulevat tutuiksi jo rakentamisvaiheessa, on kommunikointi ja tilojen ylläpito jouhevaa. Jälkimmäisen suhteen isossa roolissa on myös sähköinen huoltokirja, Granlund Manager. Se sisältää monipuolisen huolto-ohjelman, eli aikataulutuksen viikoittaisista ulkokierroksista kerran vuodessa tehtäviin isompiin talotekniikan huoltoihin.
Huoltokirjaan vuokralaisen on näppärä tehdä palvelupyyntö esimerkiksi valaisimen hajotessa. Pyyntöön voi halutessaan liittää kuvan kiinteistöhuollolle, joka saa suoraan tiedon tilanteesta, kuittaa sen vastaanotetuksi ja käärii hihat korjauksen suhteen. Järjestelmän etuihin kuuluu myös läpinäkyvyys: kaikki osapuolet näkevät saman datan esimerkiksi palvelupyyntöihin reagoimisen ja yleisen ylläpitotilanteen osalta. Huoltokirjan kautta ylläpidetään ja päivitetään PTS:ää, ja lisäksi EnerKey-integraatio mahdollistaa myös energiankulutuksen seuraamisen huoltokirjasta. Sähköinen huoltokirja helpottaa siis niin vuokralaisten, kiinteistöhuollon kuin hoivatilalaisten arkea.
Risut ja ruusut suoraan kehitykseen
Edellä on avattu osa Hoivatilojen vastuullisesta kiinteistöjen omistamisesta ja ylläpidon johtamisesta. Ylläpito on yhteispeliä ja toimiva kiinteistö kaikille osapuolille edullinen. Siksi kaikkia järjestelmiä pyritään optimoimaan proaktiivisesti ja samalla saadaan eväitä ylläpidon jatkokehittämiseen. Parasta tietoa siitä, mitkä ratkaisut kiinteistöissä toimivat ja mitä kannattaisi vältellä, saadaan suoraan vuokralaisiltamme.
– Ylläpidosta viemme tietoa vuokralaisten arjesta myyntiin ja hankekehitykseen, ja näin asiakaspalaute ja data hyödyttävät paitsi kyseistä asiakasta, myös kauaskantoisemmin, kertoo Niko Mynttinen.