Työkalut, luovuus ja asenne mahdollistavat palvelutakuun

Joskus saa kuulla, että me kiinteistön kunnosta huolehtivat henkilöt olemme tuttuihin käytäntöihin turvautuneita, jopa hieman kaavoihin kangistuneita. Joltain osin voin allekirjoittaa tämän. Kiinteistön käytettävyyden ja yleisen turvallisuuden vuoksi asioita tehdään pitkälti määräysten ohjaamina ja kokemusperäisellä toimintatavalla. Perusasioiden kunnolla hoitaminen riittääkin usein pitkälle. 

Kuitenkin tarvitaan luovuutta tunnistaa hetki, milloin palata perusasioiden tarkasteluun, jotta voitaisiin edelleen kokeilla uutta ja parantaa asiakaskokemusta. Hoivatilat onkin saanut kehitettyä toimintamallin, jolla voimme antaa palvelutakuun kaikkiin ylläpitokohteisiimme. Huoltokirjan kautta tulleet palvelupyynnöt käsittelemme viimeistään seuraavan työpäivän aikana ja korjaustyöt alkavat pääsääntöisesti 48 tunnissa. Kriittisten vikojen korjaukset aloitetaan heti ja akuuttien vikojen korjaukset viimeistään seuraavana työpäivänä.

Tärkein työkalu: sähköinen huoltokirja

Kun mietitään kiinteistön ylläpidon tukitoimintoja, tarvitaan eräänlaista luovuutta. Yksittäisenä mieleen tulee huoltokirja, tärkein hyvän kiinteistönpidon alusta. Verrataanpa tuttuun esimerkkiin: viedessäsi autoa huoltoon voit kysyä huoltoliikkeestä, mitä toimenpiteitä on tehty ja milloin tai mitä pitäisi tehdä seuraavaksi? Välttämättä auton perinteistä manuaalista huoltokirjaa ei tarvitse kaivaa hansikaslokeron uumenista, vaan tiedot löytyvät kätevästi liikkeen sähköisestä järjestelmästä.

Kiinteistön ylläpito hoituu siis tarkasti ja rutiininomaisesti sähköisen huoltokirjan ohjaamana, mutta se, mitä huoltokirja pitää sisällään, on meillä Hoivatiloilla jatkuvan arvioinnin ja kehittämisen kohteena. Miten juuri tässä kohteessa järjestämme vikailmoitusten kulun, huoltotoiminnan, dokumentaation tallennuksen, korjaukset? Miten energiankulutusta seurataan ja minkälaisia raportteja voimme ajaa, tai voimmeko tarjota ennakoinnin työkaluja? Miten autamme asiakasta saavuttamaan vaikkapa omat vastuullisuustavoitteensa? Miltä raportti näyttää ja miten näkymä saadaan asiakkaalle asti? 

Jokaiseen asiakohtaan liittyy toimintatapa, jonka suunnitteluun ja toteutukseen tarvitaan ainakin vielä mittavissa määrin ihmistä. Tässä luovuus yhdistyy asenteeseen.

Positiivinen ja innostunut suhtautuminen asioita kohtaan

Asenne tarkoittaa ennen kaikkea yhteistä tahtotilaa ja näkemystä siitä, miten juuri me olemme ajatelleet asiat hoitaa. Emme voi sanoa, että Hoivatilojen tapa on ainoa ja sataprosenttisesti oikea, mutta se on meidän tämänhetkinen vastuullinen, aktiivinen ja välittävä toimintatapamme, josta olemme saaneet kiitosta, ja jonka ytimessä on halu tehdä joka päivä jokin asia entistä paremmin. Sen takia kuuntelemme asiakkaan toiveet ja omaa tekijäkuntaamme, haemme hyviä uusia ideoita ja innovaatioita, teemme rakentavaa, kriittistä tarkastelua, haluamme tunnistaa ja korjata virheen ja käyttää jo opittua ja koettua hyödyksi.  

Kertaamme ajoittain jokaisen kiinteistömme osalta seuraavat kysymykset:

Ylläpito on yhteispeliä

Lopuksi vielä hatunnosto: olivatpa järjestelmät mitä hyvänsä, työn tekevät ihmiset. Siksi kohteissamme toimivat tutut ja huolella perehdytetyt tekijät. Kun ylläpitotoiminnan työkalut ovat kunnossa ja niitä käytetään, tieto kulkee kiinteistön käyttäjältä ylläpidon vastuuhenkilöille ja edelleen kiinteistönhuoltoa suorittaville. Näin kaikki voittavat: ongelmiin tartutaan nopeasti niin, ettei toiminta kiinteistössä häiriinny eivätkä vahingot – ja sitä myötä kustannukset – ehdi kasvaa suuriksi. Tämä filosofia on myös Hoivatilojen palvelutakuun taustalla.